Rak yang penuh belum tentu menandakan usaha berjalan sehat. Ketika barang terlalu lama tersimpan, modal tertahan, ruang penyimpanan menyempit, dan pembelian berikutnya menjadi semakin sulit diatur. Dalam Bisnis, kondisi ini sering muncul karena pemilik memesan barang berdasarkan kebiasaan, tawaran pemasok, atau perkiraan yang belum diperiksa. Padahal, setiap produk memiliki kecepatan penjualan berbeda sehingga membutuhkan aturan pembelian ulang yang berbeda pula. Dengan membaca catatan penjualan, menghitung kebutuhan selama waktu pengiriman, dan menetapkan batas persediaan, Anda dapat mengurangi risiko stok mati sekaligus menjaga barang yang benar-benar dibutuhkan pelanggan tetap tersedia.
Mengenali Persediaan Lambat Bergerak pada Bisnis
Barang yang terus tertahan di gudang perlu dikenali melalui catatan transaksi, bukan hanya banyaknya barang. Sebuah produk bisa memenuhi tempat penyimpanan, tetapi belum mendatangkan pembelian selama periode pengamatan. Batas waktunya sebaiknya dibedakan menurut pola permintaan. Barang mudah rusak memerlukan pemantauan lebih rapat, sedangkan perlengkapan berumur panjang bisa menggunakan rentang pemeriksaan lebih luas. Hasil yang ingin dicapai adalah mengidentifikasi persediaan yang mulai tertahan.
Sumber persediaan berlebih kerap berhubungan dengan jumlah pembelian yang berlebihan, perubahan kebutuhan pelanggan, atau variasi barang yang berlebihan. Diskon pemasok bisa ikut memicu pemesanan tanpa pertimbangan cukup ketika pembeli barang berfokus pada penghematan per unit. Potongan harga yang besar tidak otomatis meningkatkan keuntungan apabila persediaan tidak terserap. Karena itu, evaluasi pertimbangan pengadaan terakhir sebelum menambah persediaan, termasuk apakah lonjakan penjualan hanya sementara.
Menggunakan Catatan Penjualan untuk Mengatur Persediaan
Langkah awalnya adalah pencatatan sederhana untuk setiap item yang dijual. Catat jumlah unit terjual, persediaan saat ini, serta hari ketika barang kosong. Kecepatan penjualan harian dapat ditentukan dari membagi unit terjual dengan jumlah hari pengamatan. Untuk memudahkan pemahaman, rata-rata dua unit sehari diperoleh ketika 60 unit terjual selama 30 hari. Angka tersebut menjadi titik awal untuk mengatur pembelian berikutnya.
Meski demikian, angka penjualan harian harus diperiksa dengan kondisi penjualannya. Barang yang beberapa kali habis mungkin menunjukkan penjualan rendah karena permintaan tidak dapat dilayani. Dalam kondisi berbeda, potongan harga sementara dapat membuat perkiraan kebutuhan menjadi berlebihan. Pisahkan penjualan normal dan penjualan promosi agar perkiraan kebutuhan lebih tepat. Periksa hasil dari beberapa minggu berbeda untuk mengenali perubahan kebutuhan, terutama sebelum periode penjualan meningkat.
Mengelompokkan Barang Berdasarkan Pergerakan Penjualan
Setelah data terkumpul, susun kelompok persediaan berdasarkan laju pergerakannya. Item yang rutin dibeli perlu ditinjau secara lebih teratur agar tetap tersedia saat dibutuhkan. Item dengan permintaan menengah dapat memakai periode evaluasi tetap. Untuk kelompok berikutnya, barang dengan permintaan rendah sebaiknya dipesan lebih hati-hati. Pemisahan berdasarkan pergerakan memudahkan pemilik mengalokasikan waktu pemeriksaan pada produk dengan risiko persediaan terbesar.
Jangan menyamakan volume pengadaan untuk setiap item persediaan. Barang yang terjual setiap hari mungkin memerlukan pembelian dalam interval pendek, sedangkan produk dengan pembelian sporadis sebaiknya dibeli secara terbatas. Tetap pertimbangkan nilai barang dan masa simpannya. Barang mahal yang lambat terjual bisa mengikat dana cukup besar, meskipun stok fisiknya terlihat kecil. Apabila pemasok menyetujuinya, sediakan barang melalui pesanan khusus untuk menekan penumpukan barang.
Menyusun Aturan Isi Ulang Berdasarkan Kebutuhan Nyata
Titik pembelian ulang menunjukkan kapan pembelian berikutnya harus dilakukan. Perhitungan dasarnya adalah perkiraan penjualan sepanjang waktu tunggu ditambah cadangan persediaan. Pada ilustrasi sederhana, produk terjual dua unit sehari dan pemasok membutuhkan lima hari. Permintaan sepanjang waktu tunggu adalah sepuluh unit. Apabila stok pengamannya empat unit, titik pembelian ulang ditetapkan pada 14 unit. Jumlah pengaman ini perlu dievaluasi berdasarkan pengalaman.
Setelah mengatur kapan memesan, tentukan jumlah stok yang ingin dicapai. Banyaknya barang yang dipesan dapat diperoleh dengan selisih antara target stok dan posisi persediaan. Angka persediaan untuk perencanaan mencakup stok tersedia ditambah barang dalam pesanan, lalu dikurangi pesanan pelanggan yang belum dipenuhi. Cara ini membantu menghindari pesanan ganda. Pertimbangkan juga ketentuan jumlah pemesanan, jumlah isi per kemasan, dan kapasitas penyimpanan sebelum mengirim pesanan.
Memperbaiki Pengadaan sambil Menyelesaikan Stok Tertahan
Sistem pemesanan yang lebih terarah sebaiknya dilengkapi penanganan stok lama. Pastikan mutu persediaan sebelum menyusun program penjualan, termasuk kondisi fisik dan batas penggunaan. Pada produk yang kondisinya baik, pertimbangkan paket penjualan yang relevan, penataan ulang tampilan barang, atau penawaran kepada pelanggan yang tepat. Jangan menetapkan potongan harga secara sembarangan karena biaya pengemasan dan penyaluran tetap berpengaruh. Jika tersedia kesepakatan, periksa fasilitas penukaran persediaan.
Lakukan evaluasi berkala untuk menilai efektivitas aturan. Pantau produk yang belum bergerak, kejadian barang kosong, dan modal yang masih terikat pada barang. Ketika persediaan lama menyusut namun kebutuhan rutin tidak terpenuhi, kebijakan pemesanan masih perlu disesuaikan. Evaluasi lagi durasi pengadaan, perkiraan permintaan harian, dan stok pengaman. Catat alasan setiap perubahan agar pemeriksaan berikutnya memiliki acuan. Melalui langkah tersebut, pembelian menjadi lebih terukur.
Kesimpulan: Mengurangi Stok Mati dengan Aturan yang Konsisten
Menekan persediaan yang tertahan membutuhkan kesesuaian yang masuk akal antara pembelian pelanggan, waktu tunggu pemasok, dan jumlah pembelian. Informasi penjualan yang rapi membantu Anda membedakan kebutuhan setiap produk. Selanjutnya, titik pembelian ulang dan jumlah persediaan yang direncanakan membentuk pedoman pembelian. Dalam Bisnis, pengaturan demikian mendukung pemanfaatan dana secara lebih terarah, selama datanya mengikuti kondisi penjualan.
Penerapannya dapat dimulai dengan sejumlah barang prioritas, kemudian menerapkan aturan pada produk lainnya. Mulailah dari produk dengan persediaan berlebih dan lihat hubungan antara kebutuhan dan barang tersedia. Gunakan hasilnya untuk membatasi pembelian berikutnya, sambil memastikan barang populer tetap tersedia. Perubahan sederhana yang konsisten dapat membantu memperbaiki pengelolaan persediaan. Berdasarkan kondisi usaha Anda, jenis persediaan apa yang paling sulit bergerak? Anda dipersilakan menyampaikan pengalaman tentang cara mengatasinya.
