Rak yang penuh belum tentu menandakan usaha berjalan sehat. Ketika barang terlalu lama tersimpan, modal tertahan, ruang penyimpanan menyempit, dan pembelian berikutnya menjadi semakin sulit diatur. Dalam Bisnis, kondisi ini sering muncul karena pemilik memesan barang berdasarkan kebiasaan, tawaran pemasok, atau perkiraan yang belum diperiksa. Padahal, setiap produk memiliki kecepatan penjualan berbeda sehingga membutuhkan aturan pembelian ulang yang berbeda pula. Dengan membaca catatan penjualan, menghitung kebutuhan selama waktu pengiriman, dan menetapkan batas persediaan, Anda dapat mengurangi risiko stok mati sekaligus menjaga barang yang benar-benar dibutuhkan pelanggan tetap tersedia.
Mengenali Persediaan Lambat Bergerak pada Bisnis
Persediaan yang tidak lagi bergerak perlu dikenali melalui catatan transaksi, bukan perkiraan berdasarkan pengamatan sesaat. Satu jenis barang dapat terlihat lengkap, tetapi tidak menghasilkan penjualan selama periode pengamatan. Periode penilaiannya perlu disesuaikan menurut karakter produk. Produk dengan umur simpan pendek perlu dievaluasi lebih cepat, sedangkan barang tahan lama boleh mengikuti periode lebih panjang. Hasil yang ingin dicapai adalah menemukan barang bermasalah sejak awal.
Penyebab penumpukan biasanya muncul dari pesanan yang terlalu besar, pergeseran selera pembeli, atau penambahan item tanpa evaluasi. Diskon pemasok juga dapat mendorong pemesanan tanpa pertimbangan cukup ketika pengelola mengutamakan potongan harga. Biaya per unit yang murah belum menjamin hasil yang baik apabila barang sulit terjual. Dengan pertimbangan tersebut, evaluasi pertimbangan pengadaan terakhir sebelum membeli barang lagi, termasuk apakah pembelian pelanggan dipengaruhi acara tertentu.
Menggunakan Catatan Penjualan untuk Mengatur Persediaan
Pertama, lakukan pengumpulan informasi dasar untuk masing-masing jenis barang. Rekam banyaknya barang yang terjual, stok tersedia, serta hari ketika barang kosong. Kecepatan penjualan harian dapat dihitung dengan membagi unit terjual dengan jumlah hari pengamatan. Sebagai ilustrasi, penjualan 60 unit selama 30 hari menghasilkan rata-rata dua unit per hari. Nilai rata-rata itu membantu membentuk acuan untuk menetapkan kebutuhan persediaan.
Namun, angka penjualan harian sebaiknya dinilai berdasarkan keadaan sebenarnya. Barang yang beberapa kali habis bisa tampak kurang diminati karena kesempatan transaksi terlewat. Sebaliknya, kampanye penjualan singkat dapat membuat rata-rata terlihat terlalu tinggi. Tandai penjualan yang dipengaruhi penawaran khusus agar keputusan pemesanan lebih terarah. Gunakan beberapa periode pengamatan untuk mengenali perubahan kebutuhan, terutama menjelang musim ramai.
Menyesuaikan Pembelian dengan Kelompok Kecepatan Produk
Ketika catatan sudah tersedia, susun kelompok persediaan berdasarkan kecepatan penjualannya. Produk cepat terjual membutuhkan pemeriksaan lebih rapat agar dapat memenuhi pembelian pelanggan. Barang yang bergerak cukup stabil dapat memakai periode evaluasi tetap. Untuk kelompok berikutnya, item yang jarang dibeli membutuhkan pengadaan yang lebih terkendali. Pengelompokan ini memudahkan pemilik mengalokasikan waktu pemeriksaan pada produk dengan risiko persediaan terbesar.
Tidak perlu menyeragamkan jumlah pembelian untuk seluruh produk. Produk yang dibeli secara rutin mungkin memerlukan pengisian mingguan, sedangkan item yang jarang keluar sebaiknya dibeli secara terbatas. Jangan abaikan harga produk serta umur penyimpanannya. Barang mahal yang lambat terjual dapat menahan banyak modal, meskipun persediaannya tidak banyak. Apabila pemasok menyetujuinya, gunakan pemesanan sesuai permintaan untuk membatasi persediaan menganggur.
Menetapkan Titik Pembelian Ulang dan Batas Persediaan
Ambang pengadaan kembali menunjukkan kapan pesanan baru perlu dibuat. Acuan awalnya adalah rata-rata penjualan harian dikalikan waktu tunggu pemasok, kemudian ditambah stok pengaman. Sebagai gambaran perhitungan, rata-rata penjualan adalah dua unit sehari dan pemasok membutuhkan lima hari. Perkiraan barang yang terjual sebelum kiriman datang mencapai sepuluh unit. Jika ditambahkan cadangan empat unit, titik pembelian ulang ditetapkan pada 14 unit. Besarnya persediaan tambahan perlu dievaluasi berdasarkan pengalaman.
Selain menentukan waktu membeli, susun target persediaan setelah pengisian. Banyaknya barang yang dipesan dapat diperoleh dengan pengurangan posisi persediaan dari target stok. Posisi persediaan mencakup stok tersedia ditambah barang dalam pesanan, lalu dikurangi pesanan pelanggan yang belum dipenuhi. Pendekatan tersebut mengurangi pembelian yang bertumpuk. Sesuaikan dengan batas pembelian dari pemasok, ukuran kemasan, dan ruang gudang yang tersedia sebelum menyetujui pembelian.
Menangani Stok Lama dan Mengevaluasi Aturan Pembelian
Sistem pemesanan yang lebih terarah perlu disertai penyelesaian persediaan tertahan. Tinjau kelayakan produk sebelum menyusun program penjualan, termasuk keutuhan kemasan serta umur simpan. Untuk barang yang masih layak, coba penawaran gabungan yang sesuai, perbaikan penempatan produk, atau promosi menuju kelompok pelanggan yang sesuai. Hindari memberikan diskon tanpa perhitungan karena pengeluaran penjualan masih harus dihitung. Jika tersedia kesepakatan, bahas opsi pengembalian maupun pertukaran barang.
Jalankan pemeriksaan rutin untuk memeriksa ketepatan kebijakan. Pantau produk yang belum bergerak, berapa sering permintaan tidak terpenuhi, dan dana yang tersimpan dalam persediaan. Apabila penumpukan turun sementara produk utama kerap kosong, aturan pembelian belum seimbang. Periksa ulang waktu tunggu pemasok, laju penjualan terbaru, dan jumlah barang pengaman. Simpan penjelasan ketika aturan diperbarui agar tim memahami keputusan. Dengan kebiasaan ini, keputusan stok semakin memiliki dasar.
Kesimpulan: Menyesuaikan Pengadaan dengan Kecepatan Penjualan
Membatasi penumpukan barang memerlukan hubungan yang jelas antara penjualan aktual, waktu tunggu pemasok, dan volume pemesanan. Catatan yang konsisten mendukung pemilik usaha menyesuaikan aturan untuk tiap item. Pada tahap berikutnya, ambang pemesanan kembali dan jumlah persediaan yang direncanakan membantu mengarahkan keputusan. Dalam Bisnis, cara kerja tersebut membantu membatasi dana yang tertahan, selama aturannya dievaluasi secara berkala.
Langkah awal bisa dilakukan dengan kelompok item yang paling penting, kemudian menerapkan aturan pada produk lainnya. Dahulukan item yang paling banyak menahan modal dan lihat hubungan antara kebutuhan dan barang tersedia. Jadikan temuan tersebut untuk menyesuaikan pesanan baru, sambil menjaga produk yang rutin dibutuhkan. Penyesuaian kecil yang dilakukan teratur dapat membantu memperbaiki pengelolaan persediaan. Berdasarkan kondisi usaha Anda, produk apa yang paling sering menjadi stok mati? Anda dipersilakan menyampaikan pengalaman tentang langkah penanganannya.
